Taitokaari-konsernin yleinen tietosuojaseloste: kohteena yhteistyö ja sopimussuhteet
Tietosuoja on Taitokaari Oy:lle ja Taitokaari-konserniin kuuluville yrityksille tärkeä ja konsernissa pyrimme asiakkaidemme, yhteistyökumppaneidemme, vuokralaistemme ja henkilökuntamme luottamuksen säilyttämiseen, mm. huolehtimalla henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta ja käsittelemisestä GDPR:n ja mun noudatettavan tietosuojasääntelyn mukaisesti.
Tämä tietosuojaseloste koskee Taitokaari-konsernia yleisesti ja erityisesti kaikkia yhteistyö- ja sopimuskumppaneitamme. Muita tietosuojaselosteita sovellamme erikseen kohdennetusti hallinnoimillemme asunto-/kiinteistöosakeyhtiöille ym. rakennus- ja kehityskohteillemme sekä henkilöstöhallintoa varten jne.
Tämä seloste perustuu yleiseen tietosuoja-asetukseen (General Data Protection Regulation, GDPR) sekä tietosuojalakiin (5.12.2018/1050) ja sen nojalla annettuihin asetuksiin ja määräyksiin. Tätä selostetta päivitetään aika ajoin.
Meillä on Taitokaari-konsernissa asiakkaina osakkeen- ja kiinteistönostajia, vuokralaisia, rakennusurakoitsijoita, toimittajia, (ali)hankkijoita, vero- ym. palveluntarjoajia ja lukuisia muita yhteistyökumppaneita. Yhteistyökumppaneitamme ovat myös muut toimijat ja henkilöt, joiden kanssa me toimimme sopimusperusteisesti tai muuten yhteisymmärryksessä, esim. hallinnoimiemme ja omistamiemme rahastojen ja yhteisyrityksien sijoittajat, kaavoitus- ym. viranomaiset, kiinteistönvälittäjät, työmaiden valvojat jne. Yhteistyökumppanimme edustajana annat työntekijöiden ja muiden osapuolien henkilötietoja Taitokaari-konsernille, joiden osalta kerromme jäljempänä Taitokaari-konsernin yksityisyyden suojaa koskevista periaatteista.
Kerromme tässä yksityisyyden suojaa koskevassa tietosuojaselosteessa tarkemmin siitä, miten käytämme yhteistyökumppaneidemme henkilötietoja. Taitokaari-konsernin Suomen toimintojen osalta rekisterinpitäjinä toimivat Taitokaari Oy, Taitokaari Property Management Oy, Rakennuskaari Oy sekä myös Bitonet Oy eli niin, että Taitokaari-konsernissa rekisterinpitäjänä toimii Taitokaari Oy ja/tai se Taitokaari-konsernin yhtiöistä, jonka kanssa asioit.
Taitokaari-konsernissa käsitellään henkilötietoja usealla perusteella. Tässä tietosuojaselosteessa viittauksemme sinuun tai rekisteröityyn tarkoittaa yllä tarkoittamiamme yhteistyökumppaneita, potentiaalisia yhteistyökumppaneita sekä näiden edustajia, johtoa, työntekijöitä tai muita asianomaisia osapuolia ja vastuuhenkilöitä.
1. Mitä henkilötietoja keräämme
Henkilötietoja kerätään useimmiten suoraan sinulta tai niitä saadaan yhteistyökumppanin toiselta edustajalta taikka siinä yhteydessä, jossa yhteistyökumppani käyttää palveluitamme tai tekee sopimuksen kanssamme kiinteistön tai osakkeiden kaupasta, toimeksiannosta, toimituksesta, vuokraamisesta, (ali)hankinnasta, urakasta, sijoittamisesta tms. Tarvitsemme toisinaan lisätietoja, jotta voimme pitää tiedot ajan tasalla tai varmistaa saamiemme tietojen oikeellisuuden. Keräämme tietoa myös meille digitaalisten kanaviemme kautta lähettämistäsi viesteistä, kuten palautteista tai pyynnöistä. Puheluita ja chat-keskusteluja voidaan myös nauhoittaa ja tallentaa toimeksiantojen vahvistamiseksi tai dokumentaatio-, laaduntarkkailu- ja kehitystarkoituksiin. Turvallisuussyistä meillä voi olla valvontakameroita.
Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:
- Tuntemistiedot: henkilötunnus ja nimi, työsopimuksien yhteydessä myös lähiomaisesta. Meillä on velvollisuus kerätä ja dokumentoida tuntemistiedot esimerkiksi ottamalla kopio passista, ajokortista tai muusta vastaavasta.
- Yhteystiedot: puhelinnumerot ja osoitteet (ml. postiosoite) sekä ulkomaisista osoitteista kotimaa.
- Taloudelliset tiedot: sopimuksen tyyppi, tapahtumatiedot, maksu- ja tarvittaessa luottohistoria.
- Lakisääteisiin verotuksen, rahanpesun estämisen ym. vaatimuksiin liittyvät ja sääntelyn edellyttämät tiedot, erityisesti henkilöstöstä ja sijoittajista sekä liittyen työmaiden läsnäolokirjauksiin ja tilaajavastuun alaiseen raportointiin: verotusmaa tai ulkomainen verorekisterinumero sekä asiakkaan tuntemisvelvollisuuteen ja rahanpesun estämiseen liittyvät tiedot.
- Muut: Lokitiedot liittyen tietoturvan järjestelmiimme, isännöintipalveluihimme sekä sähköisen allekirjoittamisen osalta. (Video)kuvamateriaali liittyen isännöimiimme kiinteistökohteisiin, tarkoituksena ilkivallan ehkäiseminen ja poliisin suorittaman rikosten selvittämisen tukeminen.
- Henkilötiedot, joita voimme kerätä kolmansilta: Julkisesti saatavilla olevat tiedot ja tiedot muista ulkoisista lähteistä: viranomaisten ylläpitämät rekisterit (verohallinnon rekisterit, väestörekisteri, kauppa- ja muut yritysrekisterit sekä aluehallintovirastojen, finanssivalvonnan ym. valvontaviranomaisten rekisterit yms.), kansainvälisten järjestöjen pakotelistat (EU, YK ym.), luottotietorekisterit sekä muiden kaupallisien tiedonvälittäjien rekisteri, joista voimme saada tietoja tosiasiallisista edunsaajista, poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä yms.).
- Muilta Taitokaari-konserniin kuuluvilta yrityksiltä tai yhteistyökumppaneiltamme.
2. Henkilötietojen käyttäminen ja oikeusperusteet
Käytämme henkilötietojasi lähtökohtaisesti seuraaviin tarkoituksiin:
– Lakisääteisten velvoitteidemme hoitamiseksi – oikeusperusteena sovellettava laki (esim. kirjanpitoon, verotukseen, palkanmaksuun, yhteisölainsäädännön velvoitteisiin liittyen)
– Finanssivalvonnan ja muun viranomaissääntelyn mukaisien velvollisuuksiemme hoitaminen – oikeusperusteena sääntely ja viranomaistoiminta (esim. raportointivelvoitteet Suomen Pankille, finanssivalvonnalle, sijoittajille ja muille sidosryhmille)
– Sopimuksiin liittyvien velvoitteidemme hoitaminen sekä osapuolien oikeuksien toteuttaminen – oikeusperusteena sopimus (esim. vuokra-, urakka- ja kauppasopimuksien nojalla hoidettavat toimet; asukasrekisterit jne.)
– Muut käyttötarkoitukset: tarjouksien tekeminen sekä palveluiden antaminen ja ostaminen – oikeusperusteena oikeutettu etu tai suostumus (esim. vuokra- ym. sopimuksien täytäntöön paneminen, tarjouksien teko. KYC / rahanpesun, terrorismin ja petosten estäminen, kirjanpitosäädöksiin liittyvät velvoitteet raportoida ja ilmoittaa, maksupalveluihin, arvopapereihin ja vakuuttamiseen liittyvät toimet, markkinointi ja asiakasanalyysit, jotka perustuvat oikeutettuun etuun sekä tilaisuuksien kutsut yms., jotka vaativat suostumuksen)
3. Automatisoitu päätöksenteko
Jos hyödynnämme automatisoitua päätöksentekoa, annamme sinulle lisätietoja automaattisen käsittelyn logiikasta sekä sen merkityksestä ja mahdollisista seurauksista sinulle ja pyydämme sinulta suostumuksen.
4. Henkilötietojen luovuttaminen
Palkanmaksun ym. lakisääteisten ja sääntelyn mukaisien velvoitteidemme täyttäminen, palveluidemme tarjoaminen ja sopimuksiemme noudattaminen edellyttää henkilötietojesi luovuttamista. Voimme luovuttaa henkilötietojasi muille tahoille, kuten vero- ym. viranomaisille, Taitokaari-konsernin yrityksille, IT- ym. palveluntoimittajille, maksupalvelujen tarjoajille sekä liikekumppaneille. Varmistamme aina ennen henkilötietojen luovuttamista, että asianmukaisia tietosuojavelvoitteita noudatetaan.
5. Miten henkilötietoja suojataan
Taitokaari-konserni käyttää hyväkseen henkilötietojen suojaamisessa erinäisiä turvallisuusmenettelyjä, jotka ovat luonteeltaan hallinnollisia tai teknisiä. Tällä tavoin suojataan henkilötietoja katoamisen, väärinkäytöksien sekä luvattoman luovuttamisen, tuhoamisen ja muuttamisen varalta.
6. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi
Rekisteröidyillä henkilöillä on lain mukaan tiettyjä oikeuksia:
a) Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi (voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön, muiden henkilöiden yksityisyyden suojan ja liiketoimintaamme kuuluvien liikesalaisuuksien varjelemiseksi);
b) Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin lainsäädännön sallimissa rajoissa;
c) Oikeus pyytää tietojen (osittaista) poistamista (ellei ole säilytettävä henkilötietoja siltä osin kuin vero- tm. lainsäädäntö säilyttämiseen velvoittaa);
d) Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä vain säilyttämiseen (ellei ole oikeutettua etua edelleen käsitellä tietoja);
e) Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin tai suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin;
f) Oikeus tietojen siirrettävyyteen (koskee henkilötietoja, joita on käsitelty ainoastaan automaattisesti ja suostumuksen tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella).
Pyyntö arvioidaan tapauskohtaisesti. Eritelty ja perusteltu pyyntö toimitetaan sähköpostitse osoitteeseen tietosuojavastaava@taitokaari.fi, jonka jälkeen varmennetaan lähettäjän henkilöllisyys. Tämän jälkeen pyyntö prosessoidaan lainsäädännön edellyttämällä tavalla, riippuen pyynnön sisällöstä, ja vastaus toimitetaan, mikäli kohtuullisesti mahdollista henkilökohtaisesti pyynnön lähettäneelle henkilölle. Pyynnöistä ja niihin tehdyistä vastauksista ja toimista laaditaan oma lokinsa, johon sovelletaan tässä asiakirjassa kuvattuja määräyksiä ja toimia.
7. Evästeet
Keräämme, käsittelemme ja analysoimme Taitokaari-konsernin verkkosivustojen käyttöön liittyviä loki- ym. dataa. Verkkoliikennetieto koostuu sellaisesta datasta, joka liittyy a.o. verkkosivuston kävijöihin ja jota käsitellään tietoliikenneverkoissa viestien lähettämiseen ja jakamiseen sekä saatavuuteen liittyen. Evästeitä ja vastaavaa teknologiaa hyödynnetään ja verkkoliikennettä analysoidaan toimestamme paremman asiakaskokemuksen luomiseksi. Näin voidaan markkinoida ja muutoin viestiä ja tarjota palveluita turvallisessa verkkoympäristössä. Tässä yhteydessä ei yksittäisten henkilöiden tunnistamistietoja käytetä. Mikäli evästeiden käyttöä rajoitetaan verkkosivustoillamme käynnin yhteydessä, se saattaa rajoittaa merkittävästi verkkosivuston toiminnallisuutta. Kerromme lisää muualla verkkosivuillamme.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Taitokaari-konsernissa säilytetään sille annettuja henkilötietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät, ottaen huomioon myös sopimuksiemme toteuttamiseksi määrätyt ajat. Lisäksi rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi säädetyt lait sekä kirjanpito-, vero- ja muut säädökset edellyttävät määrättyjä säilyttämisaikoja. Tällaisia aikoja ovat esimerkiksi kirjanpidossa 10 vuotta, rahastojen hallinnointiin liittyen 7 vuotta. Rekrytointiin ja muihin työoikeudellisiin asioihin liittyen säilytämme henkilötietoja 6 kk ja 2 vuotta, ellei muusta ole sovittu rekisteröidyn kanssa.
